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COMMENCER 2 MOIS MINIMUM AVANT LE SEMINAIRE
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Objectif :
Bien définir le contenu de la manifestation pour éviter des erreurs et gagner du temps.
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Participants :
Savoir à qui l'on s'adresse (type de public, nombre de personnes).
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Période :
S'assurer de la disponibilité des intervenants et des participants importants, arrêter les dates d'arrivée et de départ.
Fixer le nombre de réunions et leurs horaires précis.
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Salle(s) :
En général, prévoir une grande salle pour une réunion plénière et plusieurs petites pour des ateliers de travail. Pour la réunion plénière, il est recommandé de disposer les sièges et les tables en rangées. Pour faciliter les échanges lors des ateliers, privilégier les tables en "U" ou en cercle.
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Animateur(s) :
Lui demander ses besoins en matériel et ses attentes en terme d'organisation (ex : vidéo-projecteur compatible Macintosh ou PC, connexion Internet, paper board, rétroprojecteur, etc...).
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Lieu :
Définir le type de lieu en fonction de plusieurs critères (période de l'année, goût des participants, temps de trajet, durée du séminaire).
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Budget :
Arrêter un prix forfaitaire par personne et par jour (hors transport). Vous trouverez des indications tarifaires dans ce guide.
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Besoins particuliers :
Possibilité de faire des photocopies, d'échanger des fax ou des e-mails, traductions, adaptation des chambres (VIP, handicapés, etc...).
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Loisirs - Animations - Détente :
Très important pour souder une équipe. Penser à adapter les animations et loisirs en fonction du style et de l'âge des participants. Attention aux repas trop "gastronomiques" le midi.
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Ordre du jour :
Le définir le plus précisément possible (thème, nom, fonction et temps de parole de chaque intervenant).
Après l'avoir définitivement arrêté, le transmettre d'abord aux organisateurs (animateur(s), intervenant(s), technicien(s), etc...), puis aux participants avec l'invitation.
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Accueil - Signalisation :
Soigner au maximum l'accueil. S'assurer que les vestiaires (adaptés au nombre de personnes) et les toilettes soient bien indiqués. Fournir des badges ou des chevalets pour bien identifier les participants. Il est recommandé de prévoir par participant : des feuilles blanches et un crayon, une bouteille d'eau minérale et/ou jus de fruit.
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PENDANT LE SEMINAIRE
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Ordre(s) du jour :
Important :
Vérifier le bon fonctionnement de tous les appareils.
Respecter l'ordre des thèmes annoncés et les temps de parole. Il est même recommandé de les afficher.
S'assurer de la présence d'une pendule murale visible par tous. Une bonne gestion du temps permet une meilleure organisation et accélère les échanges. Il a été prouvé qu'à la fin d'une réunion, les langues avaient tendance à se délier.
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Cadrage et souplesse :
Si des digressions apparaissent, lister les problèmes de façon à les traiter les uns après les autres. Eviter les débats polémiques qui rendront la réunion plus difficile à recentrer.
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Etude de satisfaction :
Pour apporter de futures améliorations, il est conseillé de mesurer la qualité du séminaire sur sa forme et sur son contenu en invitant les participants à remplir un petit questionnaire de satisfaction. Il doit pouvoir être rempli en moins de 5 minutes et facile à dépouiller.
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APRES LE SEMINAIRE
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Compte-rendu :
Synthétiser sous forme de compte-rendu la globalité des échanges qui ont lieu pendant le séminaire et le transmettre à chaque participant (présent ou excusé) dans les plus brefs délais. Cela permettra d'avoir une référence commune, très utile lors de la mise en oeuvre d'autres séminaires.
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Application et information :
Surveiller la concrétisation des idées émises lors de ce séminaire et ne pas hésiter à en informer les participants. Les autres rendez-vous n'en seront que plus constructifs.
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02.38.78.04.04 - info@tourismeloiret.com -
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